Heizkostenabrechnung

Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus besitzen oder verwalten, kommen Sie an der Heizkostenabrechnung nicht vorbei. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch auf die einzelnen Mieter umgelegt werden müssen — und zwar für jedes Gebäude mit zentraler Heizung und mehr als zwei Nutzern. Klingt bürokratisch, muss es aber nicht sein.

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Jeder Eigentümer eines Mehrfamilienhauses muss die Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch auf die Mieter umlegen. Das regelt § 7 der Heizkostenverordnung: Zwischen 50 % und 70 % der Kosten werden verbrauchsbasiert abgerechnet, der Rest nach Fläche. Wir empfehlen unseren Kunden in der Regel einen 30/70-Schlüssel (30 % Grundkosten nach Fläche, 70 % nach Verbrauch), weil das den stärksten Sparanreiz für die Mieter setzt. Wer die Abrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Abrechnungsende vorlegt, verliert 15 % seiner Kostenansprüche (§ 12 HeizkV). Das passiert häufiger als man denkt.

So läuft das bei uns ab

Unser Techniker kommt raus und montiert Engelmann SensoStar Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper. Die Geräte funken über den offenen OMS-Standard — das ist uns wichtig, weil Sie damit nicht an uns gebunden sind. Wenn Sie in fünf Jahren wechseln wollen, können Sie das tun. Ihre Geräte funktionieren weiter. Das ist bei den großen Anbietern anders: Die verbauen proprietäre Technik, und wenn Sie kündigen, müssen alle Zähler raus.

Nach der Montage läuft die Ablesung automatisch per Funk. Kein Termin, kein Betreten der Wohnungen, keine genervten Mieter. Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellen wir die fertige Abrechnung — erfahrungsgemäß innerhalb von 8 Wochen, nicht innerhalb von “bis zu 6 Monaten” wie bei manchen Großkonzernen.

Warum wir das anders machen

Das Submetering in Deutschland wird von einer Handvoll großer Konzerne dominiert. Das Bundeskartellamt hat 2017 in seiner Sektoruntersuchung kartellähnliche Strukturen festgestellt: lange Vertragslaufzeiten, intransparente Preise, schwer kündbare Verträge. Genau deshalb gibt es dumpro. Wir machen Verträge mit 12 Monaten Laufzeit. Wir legen offen, was einzelne Posten kosten. Und wenn Sie uns anrufen, landen Sie nicht in einem Callcenter, sondern bei jemandem, der Ihr Objekt kennt.

Was kostet das?

Zwei Posten: Geräte und Abrechnung.

Die jährlichen Abrechnungskosten liegen bei dumpro zwischen 3,50 und 6,00 Euro netto pro Heizkostenverteiler. Dazu kommen die Grundgebühr, die unterjährige Verbrauchsinformation (§ 6a HKVO) und — falls zutreffend — die CO₂-Kostenaufteilung nach CO2KostAufG. Jeder dieser Posten steht einzeln auf der Rechnung.

Das ist ein bewusster Unterschied zu den großen Anbietern. Die Bundeskartellamt-Sektoruntersuchung 2017 hat dokumentiert, was viele Hausverwaltungen aus eigener Erfahrung kennen: Gesamtpakete, bei denen man nicht nachvollziehen kann, was die Ablesung kostet und was der Gerätemietvertrag. Bei uns sehen Sie jeden Euro.

Alle Kosten sind nach § 7 Abs. 2 HKVO auf die Mieter umlagefähig. Für ein Angebot brauchen wir nur die Anzahl der Wohneinheiten und Heizkörper — innerhalb von zwei Werktagen haben Sie Zahlen auf dem Tisch.

Welche Fristen gelten?

Die wichtigste Frist: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum bis 31. Dezember heißt das: spätestens am 31. Dezember des Folgejahres. Klingt großzügig — aber wer auf seinen Messdienstleister warten muss, kommt schnell in Bedrängnis.

Wird die Frist gerissen, darf der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen. Der Mieter behält trotzdem sein Guthaben. Zusätzlich darf er seinen Kostenanteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkV). Und seit 2022 muss die unterjährige Verbrauchsinformation monatlich bereitgestellt werden (§ 6a HKVO) — das läuft bei uns automatisch per Funk.

Wir liefern die fertige Abrechnung innerhalb von 8 Wochen nach Abrechnungsende. Damit haben Sie genug Vorlauf für die Zustellung an Ihre Mieter.

Was eine verspätete Abrechnung wirklich kostet

Wir erleben es immer wieder bei Neukunden, die von einem großen Anbieter zu uns wechseln: Die Abrechnung kam zu spät, und jetzt fehlt Geld. Das ist kein Kavaliersdelikt.

Der BGH hat 2006 klargestellt (VIII ZR 220/05): Die 12-Monats-Frist ist eine Ausschlussfrist. Keine Ausnahmen, keine Kulanz. Wer zu spät abrechnet, verliert seine Nachforderungen — egal wie hoch sie sind. Und der Mieter kann obendrein um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkV).

Rechnen Sie selbst: Bei 20 Wohneinheiten und 40.000 Euro Heizkosten sind das bis zu 6.000 Euro Verlust. Allein weil die Abrechnung nicht rechtzeitig fertig war. In den meisten Fällen liegt das nicht am Vermieter, sondern am Messdienstleister, der die Daten zu spät liefert. Genau deshalb messen wir uns an unserer 8-Wochen-Garantie.

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