Wärmepumpe abrechnen: Neue Pflicht für Vermieter seit Oktober 2025

Von dumpro Fachredaktion · Geprüfter Messdienstleister · Zuletzt aktualisiert: 9. April 2026

Wärmepumpen galten im Mietrecht lange als Sonderfall: Weil sie Umweltwärme nutzen und keine fossilen Brennstoffe verbrennen, war die verbrauchsabhängige Abrechnung in Mehrfamilienhäusern (MFH) technisch und rechtlich komplizierter als bei Gas- oder Ölheizungen. Mit der Novelle der Heizkostenverordnung (HKVO) hat der Gesetzgeber diese Lücke geschlossen: Seit dem 30. September 2025 müssen auch Wärmepumpen in MFH verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

In diesem Beitrag erklären wir die neue Rechtslage nach §12 Abs. 3 HKVO, welche Messtechnik benötigt wird, wie sich die Abrechnung von konventionellen Heizungen unterscheidet und was die Umrüstung kostet. Außerdem zeigen wir, wie dumpro als regionaler Messdienstleister Vermieter und Hausverwaltungen bei der Umsetzung unterstützt.

1. Neue Rechtslage: §12 Abs. 3 HKVO

Die Heizkostenverordnung verpflichtet Gebäudeeigentümer grundsätzlich dazu, Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig auf die einzelnen Nutzer zu verteilen. Für Wärmepumpen galt bis September 2025 jedoch eine Übergangsfrist nach §12 Abs. 3 HKVO: Gebäude, die ausschließlich mit Wärmepumpen beheizt werden, waren bis zum 30. September 2025 von der Pflicht zur Verbrauchserfassung ausgenommen – sofern keine Ausstattung zur Verbrauchserfassung vorhanden war.

Diese Übergangsfrist ist am 1. Oktober 2025 ausgelaufen. Seitdem gilt:

Abrechnungspflicht: Alle Wärmepumpen in Mehrfamilienhäusern mit mindestens zwei Nutzern müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Ausstattungspflicht: Gebäudeeigentümer müssen geeignete Wärmezähler oder Heizkostenverteiler installieren lassen.
Keine Ausnahmen mehr: Die bisherige Befreiung für reine Wärmepumpen-Gebäude entfällt vollständig.

Wichtig: Die Abrechnungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Wärmepumpe monovalent (alleinige Heizquelle) oder bivalent (in Kombination mit einer weiteren Heizung) betrieben wird. Entscheidend ist, dass mehrere Nutzer im Gebäude vorhanden sind.

2. Welche Wärmezähler werden benötigt?

Die Wahl der richtigen Messtechnik hängt vom Heizsystem und der Gebäudestruktur ab. Grundsätzlich kommen zwei Ansätze infrage:

Wärmezähler (Wärmemengenzähler)

Wärmezähler messen direkt die abgegebene Wärmemenge in Kilowattstunden (kWh). Sie werden in den Heizkreislauf der jeweiligen Wohneinheit eingebaut und erfassen Vorlauftemperatur, Rücklauftemperatur und Durchflussmenge. Diese Methode ist bei Wärmepumpen die bevorzugte Lösung, weil sie den tatsächlichen Energieverbrauch physikalisch exakt misst.

Monovalente Systeme: Ein Wärmezähler pro Wohneinheit reicht aus, da die Wärmepumpe die einzige Wärmequelle ist.
Bivalente Systeme: Bei Kombination mit Gas- oder Ölheizung (Hybridheizung) werden sowohl Wärmezähler als auch ggf. Heizkostenverteiler benötigt, um die Anteile der einzelnen Wärmeerzeuger korrekt zu erfassen.

Heizkostenverteiler (HKV)

Heizkostenverteiler werden direkt am Heizkörper montiert und erfassen die Wärmeabgabe indirekt über die Oberflächentemperatur. Sie sind kostengünstiger als Wärmezähler, eignen sich aber nur bedingt für Wärmepumpen-Systeme: Da Wärmepumpen typischerweise mit niedrigen Vorlauftemperaturen (35–45 °C) arbeiten, kann die Messgenauigkeit von HKV eingeschränkt sein. Bei Fußbodenheizungen, die häufig mit Wärmepumpen kombiniert werden, sind Heizkostenverteiler zudem technisch nicht einsetzbar.

Empfehlung: Bei Wärmepumpen-Heizungen empfehlen wir grundsätzlich den Einsatz von Wärmezählern statt Heizkostenverteilern. Die höhere Messgenauigkeit rechtfertigt den Mehraufwand – insbesondere bei Fußbodenheizungen ist der Wärmezähler ohnehin die einzige zulässige Option.

3. Unterschiede zur Abrechnung bei Gas und Öl

Die Abrechnung von Wärmepumpen unterscheidet sich in mehreren Punkten von der klassischen Heizkostenabrechnung bei Gas- oder Ölheizungen:

Energieträger Strom: Wärmepumpen nutzen Strom als Antriebsenergie. Die Energiekosten setzen sich aus dem Stromverbrauch und der gewonnenen Umweltwärme zusammen. Abgerechnet wird die tatsächlich abgegebene Wärmemenge, nicht der Stromverbrauch.
Kein Brennstoffeinkauf: Anders als bei Gas oder Öl gibt es keinen Brennstoffvorrat, der bewertet werden muss. Die Kosten ergeben sich direkt aus dem Stromtarif.
COP und Jahresarbeitszahl: Die Effizienz einer Wärmepumpe wird durch die Jahresarbeitszahl (JAZ) beschrieben. Eine JAZ von 4 bedeutet, dass aus 1 kWh Strom 4 kWh Wärme erzeugt werden. Dies ist für die Wirtschaftlichkeitsberechnung relevant, beeinflusst aber nicht den Verteilungsschlüssel der Abrechnung.
CO2-Kostenaufteilung: Wärmepumpen erzeugen keine direkten CO2-Emissionen vor Ort. Die CO2-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG entfällt daher bei rein elektrisch betriebenen Wärmepumpen. Bei bivalenten Systemen muss der fossile Anteil jedoch berücksichtigt werden.
Warmwasser: Bei zentraler Warmwasserbereitung über die Wärmepumpe muss der Warmwasseranteil nach §9 HKVO getrennt ermittelt werden – entweder durch separate Messung oder rechnerisch nach der gesetzlichen Formel.

4. Was kostet die Umrüstung?

Die Kosten für die Installation der Messtechnik hängen von der Gebäudegröße, dem Heizsystem und der gewählten Zählerart ab. Hier eine Orientierung:

Wärmezähler pro Wohneinheit: ca. 150–350 € (Gerät + Einbau), je nach Einbausituation und Zählertyp
Funkmodul für Fernablesung: ca. 30–80 € pro Zähler (bei Neuinstallation oft bereits integriert)
Jährliche Ablesung und Abrechnung: ca. 30–60 € pro Wohneinheit und Jahr (bei Fernablesung durch den Messdienstleister)

Bei einem typischen Mehrfamilienhaus mit 8 Wohneinheiten liegen die einmaligen Umrüstungskosten damit bei ca. 1.500 bis 3.500 €. Die laufenden Kosten für Ablesung und Abrechnung betragen ca. 240 bis 480 € pro Jahr. Diese Kosten sind als Betriebskosten nach §2 Nr. 4a BetrKV auf die Mieter umlagefähig.

Tipp: Viele Messdienstleister – auch dumpro – bieten Mietmodelle an, bei denen die Zählerkosten in die monatliche Servicepauschale eingerechnet sind. So entfallen hohe Einmalinvestitionen.

5. Pflichten für Vermieter und WEGs

Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Vermieter und Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) folgende Pflichten erfüllen:

Ausstattungspflicht: Installation geeigneter Wärmezähler oder Heizkostenverteiler in jeder Wohneinheit. Bei Neuinstallationen müssen die Geräte fernablesbar sein (§5 Abs. 2 HKVO).
Verbrauchsabhängige Abrechnung: Die Heizkosten müssen zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Der Restanteil wird als Grundkosten nach Fläche umgelegt.
Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI): Bei fernablesbaren Geräten muss den Mietern monatlich eine Verbrauchsinformation bereitgestellt werden (§6a HKVO).
Erweiterte Informationspflichten: Die jährliche Abrechnung muss Vergleichswerte, Energiemix-Informationen und Beratungshinweise enthalten.
Eichpflicht: Wärmezähler unterliegen dem Eichrecht und müssen alle 5 Jahre geeicht oder getauscht werden (MID-Zulassung).

Für WEGs gilt zusätzlich: Die Entscheidung über die Beauftragung eines Messdienstleisters und die Wahl des Verteilungsschlüssels ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung. Die Verwaltung sollte das Thema frühzeitig auf die Tagesordnung setzen, da Verstöße gegen die HKVO das Kürzungsrecht der Eigentümer auslösen können.

6. Kürzungsrecht bei Verstößen: 15 % weniger zahlen

Das Kürzungsrecht nach §12 Abs. 1 HKVO ist ein wirksames Druckmittel für Mieter. Wenn der Vermieter seine Pflichten nach der Heizkostenverordnung nicht erfüllt, kann der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 15 Prozent kürzen.

Das Kürzungsrecht greift insbesondere in folgenden Fällen:

Es sind keine Wärmezähler oder Heizkostenverteiler installiert, obwohl die Abrechnungspflicht seit Oktober 2025 gilt.
Die Heizkosten werden pauschal nach Fläche umgelegt statt verbrauchsabhängig abgerechnet.
Die unterjährige Verbrauchsinformation wird nicht bereitgestellt, obwohl fernablesbare Geräte installiert sind.
Die Abrechnung enthält nicht die vorgeschriebenen Pflichtangaben.

Bei einem durchschnittlichen Heizkostenanteil von 1.200 € pro Jahr bedeutet das Kürzungsrecht einen Verlust von 180 € pro Wohneinheit und Jahr für den Vermieter. Bei einem 10-Parteien-Haus summiert sich das auf 1.800 € jährlich – deutlich mehr als die Kosten für die ordnungsgemäße Messtechnik und Abrechnung.

7. Sonderfall: Fußbodenheizung mit Wärmepumpe

Wärmepumpen werden häufig mit Fußbodenheizungen kombiniert, da beide Systeme mit niedrigen Vorlauftemperaturen arbeiten. Für die Abrechnung bedeutet das:

Heizkostenverteiler sind nicht einsetzbar: Bei Fußbodenheizungen gibt es keine Heizkörper, an denen HKV montiert werden könnten.
Wärmezähler sind Pflicht: Jeder Heizkreis muss mit einem Wärmezähler ausgestattet werden.
Nachrüstung möglich: Auch in bestehenden Gebäuden lassen sich Wärmezähler in die Heizkreisverteiler einbauen – ein Eingriff in die Fußbodenheizung selbst ist in der Regel nicht erforderlich.

8. dumpro als Partner für die Wärmepumpen-Abrechnung

Als geprüfter Messdienstleister aus Neu-Ulm begleitet dumpro Vermieter und Hausverwaltungen bei der kompletten Umstellung auf die verbrauchsabhängige Abrechnung von Wärmepumpen-Heizungen:

Bestandsaufnahme: Wir prüfen Ihr Heizsystem und ermitteln, welche Messtechnik benötigt wird.
Installation: Wir liefern und installieren fernablesbare Wärmezähler – auch als Mietmodell ohne Einmalinvestition.
Fernablesung: Die monatliche Datenerfassung erfolgt automatisiert per Funk – kein Zutritt zur Wohnung erforderlich.
Abrechnung: Wir erstellen die jährliche Heizkostenabrechnung HKVO-konform, inklusive aller Pflichtangaben und Vergleichswerte.
UVI: Die monatliche unterjährige Verbrauchsinformation wird automatisch bereitgestellt.

Fazit

Die Übergangsfrist für Wärmepumpen in Mehrfamilienhäusern ist seit dem 30. September 2025 abgelaufen. Vermieter und WEGs, die noch keine verbrauchsabhängige Abrechnung eingerichtet haben, verstoßen gegen die Heizkostenverordnung und riskieren das Kürzungsrecht ihrer Mieter von 15 Prozent. Die Umrüstung auf Wärmezähler ist technisch unkompliziert und wirtschaftlich sinnvoll – zumal die Kosten als Betriebskosten umlagefähig sind.

dumpro unterstützt Sie als regionaler Messdienstleister bei der gesamten Umstellung: von der Bestandsaufnahme über die Installation fernablesbarer Wärmezähler bis zur rechtskonformen Heizkostenabrechnung. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne.